Trabajo remoto productivo; Tips para directores y equipo de trabajo.

Te asusta un poco esta modalidad de trabajo? o no están siendo muy productivos? te quiero dejar una recopilación de consejos para poder realizar home office y logremos demostrar que si se puede trabajar de esta manera.

Nosotros como Fixu, desde los inicios que trabajamos todos los días miércoles desde nuestras casas y hemos aprendido a mantener la productividad solo viniendo a la oficina 4 días en la semana. Por lo mismo queremos traspasar nuestra experiencia del trabajo remoto y así puedas lograr todos tus objetivos sin verse perjudicado.

Consejos de trabajo remoto para Directores / Jefes de equipo.

¿Cuál es la mejor manera de coordinar a un equipo de trabajo remoto? ¿cómo hacemos posible trabajar modo home office sin entorpecer la comunicación?

Sigue estos siguientes consejos y obtén buenos resultados:

Comunicación explícita:

Siempre la comunicación es lo más pero más importante de todo! debe ser habitual y directa con tu equipo. La clave es hacer que se sientan parte de algo; un equipo, una empresa, un proyecto, etc. Esto lo consigues incluyéndolos en reuniones, en tomar decisiones, aportar ideas, innovaciones y todo esto hacerlo por medio de videoconferencia. Verse de cara a cara mejora notablemente la comunicación y la relación con el empleado. Por otra parte a la hora de comunicarse por escrito es importante que los mensajes sean claros y a prueba de … una de las buenas prácticas que hemos tomado nosotros; es realizar indicaciones o feedback a través de video; puedes hacer una grabación de pantalla y al mismo tiempo vas haciendo tus comentarios, luego subes el video a youtube (modo oculto por privacidad) y envías el link. (con esto nos ahorramos un 60% de tiempo comparado con la redacción de un mail).

Entonces:

• Usa Google Hangouts o Skype para videollamada; para reuniones, resolver dudas, realizar feedback.
• Usa Correo electrónico: es importante tener todo por escrito para un orden y tener registro de todo.
• Graba videos: ahorra tiempo en redactar correos interminables y difíciles de entender. Los videos te sirven para dar feedback, indicar cómo se realiza cierta acción, tutoriales, etc.
• Usa Whatsapp u otro chat en línea: ten un grupo solo con tu equipo, pero ten reglas claras de uso para que no sea un arma de doble filo para la productividad y distracción.
• Llamadas telefónicas: nunca están demás, cualquier duda rápida o indicación urgente; llama y lo resuelves en el instante.
  

Delega correctamente:

Piensa bien la asignación de tareas, delegar sin pensar en las capacidades de esa persona puede ser un inconveniente y requerirá mayor atención. Delegar tareas a un empleado que no está capacitado es un error si trabaja desde casa, ya que no podrás estar presente cara a cara para aclarar cualquier duda o confusión y tomará más tiempo.

Debes aprender a conocer a tu equipo y las distintas habilidades que tiene cada uno para poder asignar bien una tarea. cuando ya tengas a tu candidato ideal, explícale claramente el requerimiento utilizando al menos 1 medio de comunicación indicado al comienzo (Hangouts, Video, Llamada telefónica). Pídele que te repita lo que tiene que hacer para que te asegures de que lo ha entendido bien. Con este mismo candidato tienes que planear, dar ideas y  resolver dudas; recuerda que mientras más se sienta parte del proyecto trabajará de manera más productiva y eficiente. 

Es importante que se planteen fechas de entregas, revisiones y que te mantenga informado del avance. Ayúdate con algún software para realizar seguimiento a las tareas.

Presta atención a lo que sucede en los equipos:

Por lo general los proyectos se trabajan por equipos, por lo mismo asegúrate de que la comunicación entre ellos fluya de manera efectiva. Mantente atento a los objetivos globales del equipo y corrobora constantemente si lo que está haciendo cada miembro del equipo contribuye con esos objetivos. No pierdas de vista lo que está haciendo cada uno para que puedas reaccionar a tiempo.

Usa la tecnología!

Mientras que en una oficia se puede organizar los flujos de trabajo de cara a cara, en el modelo de trabajo de remoto es más complicado establecer el orden a la hora de ejecutar las tareas. Administrar todo esto por correo electrónico solamente puede ser una locura cuando tienes un equipo grande de trabajo.

Por eso las herramientas de trabajo colaborativo son indispensables para asegurar que haya una fluidez en los procesos de trabajo.

• Existen varias herramientas sencillas y gratuitas (algunas de pago) que son colaborativas, como Google Docs (como Word), Spreadsheets (como Excel), Presentaciones (como Power Point) y Google Calendar que nos permiten trabajar en línea y en tiempo real.
• Para ordenar pendientes y las tareas del día puedes usar ToDoist, Trello.
• Para el manejo de incidencias y seguimiento de proyectos puedes usar Jira Software.
• Si necesitas chat profesional para equipos, puedes usar Slack.
• Para compartir archivos puedes usar Dropbox, Google Drive o Wetransfer.
• Para acceder y poder manejar otro computador de manera remota, puedes usar Teamviewer.
• Para hacer videoconferencia y poder compartir tu pantalla puedes usar Google Hangouts

La organización y planificación es vital:

El trabajar en modo home office no significa que todo se hará como quieran ya que se forma un desorden global.

Por lo mismo asigna fechas para todo; entrega de avances, entrega final, reuniones semanales, horarios de disponibilidad máxima y metas claras.

De esta manera tendrás mayor control de los procesos sin perder la productividad como equipo.

Permite los momentos de ocio:

Intenta trabajar con metas diarias, de esta manera puedes permitir que tu equipo pueda tener mayor flexibilidad con los tiempos.

Está más que comprobado que estar toda la jornada full trabajo no mejora la productividad, de hecho la empeora, el cerebro se cansa y comienzan a aparecer los distractores.

Te recomiendo enseñar a tu equipo trabajar por bloques; por ejemplo en Fixu trabajamos con “Pomodoros”, que son bloques de 25min en donde se debe estar full concentrado en la tarea que está realizando, sin teléfono, sin correo, sin nada.. luego se descansa 5min antes de comenzar el otro bloque. Cuando ya se completan los 4 bloques, el siguiente descanso es de 15min, los cuales se pueden utilizar para ocio u otras distracciones.

No prohibas el ocio, lo mejor es que lo organices, los hará más productivos!

Recomienda al equipo como debería ser su espacio de trabajo:

Cuando se habla de trabajo en casa, se piensa inmediatamente en trabajar desde la cama, aunque suena muy tentador, no es la mejor manera para llevar a cabo el trabajo de manera productiva. 

Por eso recomienda a tu equipo que establezcan un espacio de trabajo, ordenado, limpio, iluminado y cómodo; a veces basta con una mesa de comedor, silla cómoda y harta luz.

Consejos de trabajo remoto para equipos de trabajo

Es hora de que demuestres como empleado que si es factible el trabajo remoto y que puede llegar a ser más productivo; te dejo algunos tips para que la rompas desde tu casa: 

Respeta Horarios:

Cuando trabajas desde casa, es muy fácil que tus horarios se tiendan a distorsionar, por lo mismo es muy importante que seas riguroso con los horarios de entrada y salida de tu trabajo.

Conversa con tu familia cómo se abordará el trabajo en casa para que logres hacerlo sin interrupciones y que se debe mantener el mismo horario que si fuese presencial.

Exige a tus compañeros de equipo que cumplan el mismo horario para que estén todos conectados a la misma hora y no causen conflictos en el flujo de trabajo y la comunicación pueda fluir correctamente.

Llamadas telefónicas:

Si eres de los que trabaja constantemente con teléfono móvil, te aconsejamos que puedas tener un número exclusivo para el trabajo, separado de tu número personal aunque trabajes desde casa. Una vez terminada la jornada podrás apagar el móvil y disfrutar de tu tiempo libre.

Espacio de trabajo:

En una oficina el espacio está preparado para el trabajo pero cuando tu oficina está en tu domicilio el espacio muchas veces se comparte con otros usos. Sin embargo esto es muy importante para tu productividad. Adecua algún espacio de tu casa para que puedas sentarte a trabajar con la menor distracción posible (lejos de la tele, donde no transcurran personas, lejos de la cocina y jamás en la cama!).

Lo principal es tener un escritorio o mesa despejada, con buena iluminación y una silla cómoda. Y no olvides pedir a tu familia que respete tu zona de trabajo.

Toma descansos:

En la oficina parece normal conversar con tus compañeros en el pasillo o la pausa del café pero si trabajas desde casa estos descansos son menos obvios, pero créeme que son necesarios. 

Deberías levantarte del escritorio, caminar unos pasos y descansar la vista de la pantalla cada dos horas al menos. Está más que demostrado que este sencillo hábito mejora la productividad, a veces basta con ir a la cocina a tomar un vaso de agua o asomarse a la ventana.

Investiga un poco más sobre el Time Blocking o la técnica del pomodoro, para que puedas trabajar de manera ordenada y consideres los descansos en tu programación.

Haz ejercicios:

Si ya estás trabajando desde casa es posible que tu actividad física se reduzca bastante. Establece una rutina diaria de ejercicio físico y cúmplela para que potencies tu salud; hay decenas de estudios que indican que realizar actividad física aumenta el nivel de endorfinas, de energía y mejora el bienestar mental y físico. Por otra parte, la actividad física afecta directamente al funcionamiento del cerebro, atrayendo beneficios cognitivos que mejorarán el rendimiento del personal y por lo tanto del negocio, por lo que tu productividad aumentará notablemente, pero debes ser constante.

Es recomendable realizar como mínimo 30 minutos diarios de ejercicio físico. Además, ten en cuenta que no se trata solo de cuidar tu salud. El ejercicio te vuelve más creativo y más productivo ¡y además te hará sentir mejor!

Evita distracciones:

Este punto podrá resultar obvio, pero no está de más recordar que desde que planificas tu espacio de trabajo, debes de pensar que en la casa van a estar más personas, que harán uso de áreas comunes, verán la televisión, pondrán música o pasearán constantemente en toda la casa. Así que evita todos los distractores posibles.

El uso de tu teléfono inteligente debe de ser para trabajar: contactar a tu equipo de trabajo, proveedores, etc. Asigna horarios específicos y cortos para atender redes sociales, juegos o lo que sea que te pueda quitar más de dos minutos de tu atención.